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¿Qué hay que registrar?
Controlar el stock es saber, en cualquier momento, cuánto tiene de cada producto, cuánto le costó y cuándo tiene que reponer. Para eso necesita registrar cuatro cosas:
- Entradas: cada vez que llega mercadería, cuántas unidades de cada producto.
- Salidas: cada venta y también otras salidas, como productos dañados, cambios o uso interno.
- Stock mínimo: la cantidad a partir de la cual tiene que pedir reposición.
- Costo: cuánto le costó cada unidad, para calcular margen y valor del stock.
La regla de oro es registrar en el momento. Lo que se deja «para después» suele olvidarse, y un registro incompleto es casi tan malo como no tener registro.
¿Cómo armar la planilla de stock?
Una planilla con pocas columnas bien usadas vale más que una planilla perfecta que nadie actualiza. Este es un modelo, completado con un ejemplo con números ficticios:
| Código | Producto | Stock inicial | Entradas | Salidas | Stock actual | Stock mínimo | Costo unitario |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P001 | Producto A | 20 | 10 | 18 | 12 | 8 | 50 |
| P002 | Producto B | 15 | 0 | 4 | 11 | 5 | 80 |
| P003 | Producto C | 10 | 5 | 13 | 2 | 6 | 30 |
Imagine que revisa esta planilla al final de la semana. El Producto C está por debajo de su stock mínimo: es momento de reponer. El Producto B se mueve poco: quizá no necesite reponerlo por ahora. Son datos ficticios, solo para mostrar cómo leer la planilla.
Además de esta vista resumida, conviene tener una hoja de movimientos con fecha, producto, tipo de movimiento y cantidad. Esa hoja es la que alimenta las columnas de entradas y salidas.
¿Cómo definir el stock mínimo?
El stock mínimo responde a una pregunta: ¿cuántas unidades necesito para no quedarme sin mercadería mientras llega la reposición? Para estimarlo:
- Calcule cuántas unidades vende en promedio por día o por semana.
- Estime cuánto tiempo tarda la reposición desde que la pide hasta que la tiene.
- Multiplique las ventas promedio por ese tiempo y sume un margen de seguridad.
Revise el stock mínimo cada cierto tiempo. Si un producto empieza a venderse más, el mínimo tiene que subir; si se vende menos, puede bajar. La guía de capital de giro en el comercio explica cómo se relaciona con la frecuencia de compra.
¿Cómo hacer un inventario periódico?
El inventario es contar físicamente la mercadería y comparar con lo que dice la planilla. Siempre aparecen diferencias: errores de registro, productos dañados o faltantes. Lo importante es detectarlas y corregirlas.
Algunas buenas prácticas: cuente en un momento de poco movimiento, con una lista impresa o en pantalla, y anote las diferencias. Muchos comercios combinan un conteo general periódico con conteos parciales más frecuentes de los productos que más se mueven o de mayor valor.
¿Qué hacer con productos parados y productos que faltan?
Los productos parados inmovilizan capital y espacio. Cuando detecte uno, revise si el problema es el precio, la exhibición o el producto en sí. Puede moverlo a un lugar más visible, combinarlo con otros productos o, como último recurso, liquidarlo para recuperar dinero.
¿Quiere el catálogo con precios de reventa?
Los productos que faltan hacen perder ventas. Si un producto se agota seguido, suba su stock mínimo o reponga con más frecuencia. Si recién empieza, lea cómo armar el stock inicial de un comercio.
¿Cuándo pasar de la planilla a un sistema?
La planilla funciona muy bien al principio. Conviene evaluar un sistema cuando:
- Le cuesta mantener la planilla al día.
- Vende en varios canales y necesita un stock único. Lea dónde vender mercadería en Paraguay.
- Varias personas actualizan el stock al mismo tiempo.
- La cantidad de productos crece mucho.
Antes de elegir un sistema, ordene sus datos en la planilla: un sistema no corrige un registro desordenado.
Errores comunes
- Registrar las ventas pero no las otras salidas, como daños o cambios.
- Dejar el registro para el final del día o de la semana.
- No definir stock mínimo y reponer cuando ya se agotó.
- No hacer inventarios y confiar ciegamente en la planilla.
- Pasar a un sistema sin ordenar antes los datos.
Resumen para decidir
- Registre entradas, salidas, stock mínimo y costo de cada producto.
- Use una planilla simple y actualícela en el momento.
- Defina el stock mínimo según ventas y tiempo de reposición.
- Haga inventarios periódicos y corrija diferencias.
- Pase a un sistema cuando la planilla ya no alcance.
Preguntas frecuentes
¿Qué tengo que registrar para controlar el stock?
Las entradas de mercadería, las salidas por venta u otros motivos, el stock mínimo de cada producto y su costo. Con eso sabe cuánto tiene y cuándo reponer.
¿Cada cuánto hago inventario?
Depende del tamaño y del movimiento del negocio. Muchos comercios hacen un conteo general periódico y conteos parciales de los productos que más se mueven con más frecuencia.
¿Cómo defino el stock mínimo?
Estime cuántas unidades vende mientras espera la reposición y sume un margen de seguridad. Cuando el stock llegue a ese número, es momento de pedir.
¿Cuándo conviene pasar de la planilla a un sistema?
Cuando la planilla se vuelve difícil de mantener al día, cuando vende en varios canales o cuando varias personas necesitan actualizar el stock al mismo tiempo.
Más respuestas en nuestras preguntas frecuentes. Para reponer con mercadería nueva, puede solicitar nuestro catálogo.
¿Quiere el catálogo con precios de reventa?
